경위서 쓰는 법: 육하원칙 양식 작성 및 PDF 저장

직장에서 사건이나 사고가 발생했을 때 작성하는 경위서 쓰는 법을 안내합니다. 육하원칙에 맞춘 핵심 작성 요소부터 시말서와의 차이, 웹 도구를 활용해 양식을 작성하고 PDF로 저장하는 방법까지 확인하세요.

도구박스 블로그2026-11-083분 읽기PDF·문서

핵심 요약

경위서란 무엇이며 어떤 경우에 작성하는가?

경위서는 업무 처리 중 발생한 사건, 사고, 오발송, 계약 차질 등 불상사의 발생 과정과 결과를 상세히 기록하여 보고하는 문서입니다. 발생한 문제의 원인을 파악하고 재발 방지 대책을 마련하기 위해 회사 내부 검토용으로 주로 작성됩니다.

본인의 과실로 인한 사건 보고뿐만 아니라 본인에게 직접적인 책임이 없는 외부 사건, 시스템 장애, 제3자 관찰 기록 시에도 발생 상황을 정돈하여 제출해야 할 때 경위서를 작성하게 됩니다.

경위서와 시말서는 모두 업무상 문제가 생겼을 때 제출하는 문서이지만 목적과 내용에서 차이가 있습니다. 경위서는 사건의 '경과와 사실'을 객관적으로 서술하는 것에 중점을 둡니다. 본인의 잘못이 명확히 입증되지 않았거나 단순 경과 보고 단계일 때 사용합니다.

반면 시말서는 과실이나 규정 위반 사실을 인정하고 이에 대한 '반성과 재발 방지 약속'을 서면으로 서약하는 성격이 강합니다. 기업 사규나 제출 요구 목도에 따라 적절한 문서 서식을 선택하여 작성하는 것이 중요합니다.

경위서를 작성할 때는 주관적인 감정이나 애매한 표현을 배제하고 육하원칙에 따라 정리하는 것이 핵심입니다. 일시, 장소, 대상, 발생 내용을 구체적인 숫자와 단어로 명시하면 보고를 받는 사람이 상황을 빠르고 정확하게 파악할 수 있습니다.

육하원칙 구성 항목은 다음과 같습니다. 언제(발생 일시), 어디서(발생 장소), 누구(관련자 및 보고자), 무엇을(발생 사건 항목), 어떻게(경과 및 조치 내용), 왜(원인 및 배경) 순서로 내용을 기재합니다.

첫째, 추측이나 감정적인 해명 대신 확인된 사실(Fact)만 서술합니다. 예를 들어 '상당히 늦게 도착했다' 대신 '14시 30분에 도착했다'와 같이 명확한 수치나 시각을 적는 것이 바람직합니다.

둘째, 사건 발생 직후 즉시 취한 후속 조치와 앞으로의 재발 방지 대책을 함께 작성합니다. 원인 분석에 따른 구체적인 대처 방안을 제시하면 조직 차원의 문제 개선에 도움이 됩니다.

경위서 양식이 따로 없거나 워드·한글 프로그램이 설치되어 있지 않은 환경이라면 웹 기반 도구를 활용할 수 있습니다. 도구박스의 경위서 작성 도구는 작성 중인 내용이나 파일이 서버로 전송되지 않고 브라우저 내에서만 처리되므로 내부 문서 보안에 유용합니다.

필요한 내용을 서식 칸에 맞춰 입력한 뒤 버튼 클릭 한 번으로 A4 규격의 PDF나 워드, 한글 파일 형태로 저장할 수 있습니다.

무료 양식 작성 및 PDF 저장 방법 — 단계 요약 (도구박스)

경위서를 쓸 때 흔히 하는 실무적인 실수는 책임 회피성 변명을 앞세우거나 시간 순서를 엉키게 작성하는 것입니다. 사건의 흐름은 타임라인 순서(발생 전 - 발생 상황 - 처리 과정 - 현재 상태)로 나열하는 것이 이해하기 쉽습니다.

제출 전 사규나 조직 내 지정 양식이 따로 있는지 반드시 확인해야 합니다. 제출 기한이나 결재선(팀장·임원 도장 칸) 요구 사항은 회사마다 다르므로 내부 지침을 사전 확인 후 양식을 정돈하여 제출하세요.

제출용 문서로 프린트하거나 이메일 첨부할 때는 서식 변형을 막기 위해 PDF 파일 형태로 변환하여 제출하는 것이 안전합니다.

경위서 제출 기한은 언제까지인가요?
회사 내부 규정에 따라 다릅니다. 일반적으로 사건 발생을 인식한 직후 또는 회사 지시를 받은 날로부터 빠른 시일 내에 제출해야 하므로 조직 내 상급자나 인사 담당자에게 확인해야 합니다.

시말서 제출 요구에 경위서를 내도 되나요?
기업 사규나 징계 절차에 따라 제출 문서 종류가 구분되어 있을 수 있습니다. 무단 작성 시 양식 재작성을 요구받을 수 있으므로 담당 부서의 지시 사항을 확인하는 것이 좋습니다.

온라인 도구박스로 작성할 때 입력 내용이 웹에 남나요?
도구박스 서비스는 입력한 텍스트나 데이터를 외부 서버로 전송하지 않고 사용자의 웹 브라우저 메모리 안에서만 처리하여 PDF로 변환합니다.

양식에 직인이나 서명을 넣어서 PDF로 다운로드할 수 있나요?
작성 도구 내에서 전자서명 기능이나 결재란 입력을 지원하므로, 완결된 A4 서식 형태의 PDF 파일로 바로 생성하여 보관하거나 출력할 수 있습니다.

기준일 2026-11-08. 제도·수수료·화면 구성은 바뀔 수 있습니다. 신청·제출 전에 공식 사이트에서 최신 안내를 확인하세요.